みんなの予定くんアプリへ →

ユースケース

町内会・自治会の出欠確認に最適な共有カレンダー

町内会の出欠は、回覧板が一巡するのを待つか、役員が一軒ずつ声をかけて集めることが多いのではないでしょうか。回覧板は戻ってくるまで日数がかかり、途中で止まると誰が見ていないのかも分かりません。

みんなの予定くんでは、毎月の定例会や清掃活動の日を決めてルームを作り、回覧板やお知らせに QR コードを載せて案内します。スマートフォンで回答できる人はその場で答え、参加済みの人から電話や口頭で返事をもらった分は役員が代わりに入力できるので、出欠を同じ表にまとめられます。

こんな悩みありませんか？

  • ●回覧板が一巡するまで、出欠がそろわない
  • ●清掃活動やお祭りの人数が読めず、道具や飲み物の数を決めにくい
  • ●スマートフォンを使う人と使わない人が混ざり、連絡方法を一本化できない
  • ●役員の交代のたびに、名簿や連絡の方法を引き継ぐのが大変

こんな質問で使われています

「今月の定例会に出席しますか？」

繰り返し日付（毎月 15 日） / Yes / No

「地域清掃に参加できますか？」

任意 / Yes / No

「夏祭りで手伝える係は？」

任意 / 選択式（複数）: 設営・受付・屋台・片付け

「防災訓練に何人で参加しますか？」

任意 / 選択式（1択）: 1 人・2 人・3 人以上・不参加

セットアップの最短ルート

毎月の定例会の出欠を集める場合の例です。清掃活動やお祭りは、別のルームを『任意』の日付で作ります。

  1. 1. 「定例会」ルームを作る

    質問は『今月の定例会に出席しますか？』、確認頻度は『繰り返し日付』で開催日（例: 15 日）を選び、回答パターンは『Yes / No』にします。

  2. 2. 締切とリマインドを決める

    締切は『3 日前 20:00』、リマインドは『1 日前』にすると、前の日に未回答の人へ通知が届きます。先の日付への回答は有効のままにしておきます。

  3. 3. 役員を管理者にする

    会長・副会長・班長などに参加してもらい、管理者に変えます。電話で出欠を受けた役員が、その場で代理入力できるようになります。

  4. 4. 回覧板に QR コードを載せる

    ルーム詳細の QR コードを画像で保存し、回覧板の表紙やお知らせに印刷します。読み取って名前を入れるだけで参加できることを書き添えます。

招待メッセージのサンプル（コピペ用）

定例会の出欠は、こちらの QR コード（URL）からも回答できるようになりました。読み取ってお名前を入れるだけで、会員登録やアプリは不要です。スマートフォンをお持ちでない方は、これまでどおり班長にお知らせください。

→ {招待URLをここに貼り付け}

この使い方で特に刺さる機能

毎月の定例会を自動で並べる

確認頻度を『繰り返し日付』にすると、毎月決まった日（例: 15 日）に出欠の枠が並びます。31 日のようにない月がある日を選んでも、その月の末日に繰り上げます。

回覧板やお知らせに QR コード

ルーム詳細の QR コードは画像として保存できます。回覧板やお知らせの紙に印刷しておけば、スマートフォンで読み取るだけで回答画面に進めます。

電話で聞いた分は役員が代理入力

管理者は、ルームに参加している人の回答を代わりに入れられます。誰が誰の分を入力したかは操作ログに残るので、役員が複数いても記録が食い違いません。

続けるコツ

紙と並行して始める

いきなり全部を切り替えず、最初の数か月は回覧板の出欠欄と並行します。QR コードから答える人が増えてきたら、紙の出欠欄を減らしていきます。

行事ごとにルームを分ける

毎月の定例会と、年に数回の清掃活動・お祭りはルームを分けると、出欠の表が見やすくなります。行事のルームは『任意』で日付を選びます。

役員交代の前に所有権を譲渡

ルームを作った役員が交代するときは、次の役員を管理者にしてから所有権を譲渡します。名簿や出欠の仕組みをそのまま引き継げます。

導入で変わること

BEFORE

  • −回覧板が戻るまで出欠がそろわない
  • −電話や口頭で聞いた出欠が役員ごとにバラバラ
  • −役員交代のたびに仕組みを作り直し

AFTER

  • +QR を読み取った人から出欠が集まる
  • +電話で受けた返事も代理入力で同じ表に
  • +所有権の譲渡で次の役員へそのまま引き継ぎ

画面イメージ

招待 URL と QR コード
QR コードを回覧板に印刷して案内
出欠のダッシュボード（PC）
出欠と未回答をまとめて確認

町内会・自治会の出欠確認を、今日からはじめる

30 秒で登録、クレジットカード不要。家族 / グループでまず 1 ルーム作ってみてください。

無料ではじめる使い方を見る

よくある質問

代理入力ができるのは、ルームに参加している人の分だけです。一度参加してもらえば、その後の返事を電話や口頭で受けて役員が代わりに入力できます。スマートフォンをお持ちでない方の分は、ご家族に代わりに参加してもらうか、これまでどおり紙で集めて人数に加えてください。

1 世帯で 1 人が参加し、表示名を「3 班 佐藤（2 丁目）」のように世帯が分かる名前にする運用がおすすめです。参加人数を知りたい場合は、選択式で「1 人・2 人・3 人以上」のように答えてもらう方法もあります。

予定くんは出欠や予定の確認のためのサービスで、お知らせの文章や資料を配る機能はありません。お知らせは今までどおり回覧板で回し、出欠だけを予定くんで集める使い分けがおすすめです。

回答の記録は、ルームごとに決める保持期間（1〜3 か月）が過ぎると自動で削除されます。年間の出席率などを残したい場合は、保持期間のうちに書き写しておいてください。

他のユースケース