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ユースケース

PTA・保護者会の出欠確認に最適な共有カレンダー

PTA の委員会や行事の準備は、出欠の集め方が委員長に任されがちです。紙の出欠票を回収したり、グループ LINE で「参加できる人はスタンプを」と呼びかけたりしても、誰が未回答かを数えるのは結局手作業になります。

みんなの予定くんでは、会の日付だけを選んでルームを作り、保護者に URL を配ります。保護者はアプリも会員登録もなしで回答でき、役員は締切後にダッシュボードで出欠と未回答者を確認できます。年度が替わったら、ルームの管理を次の役員に引き継げます。

こんな悩みありませんか？

  • ●紙の出欠票の配布と回収、集計に毎回時間がかかる
  • ●グループ LINE のスタンプでは、誰が未回答か分からない
  • ●保護者ごとに使っているアプリが違い、新しいアプリを入れてもらうのは難しい
  • ●年度替わりのたびに、連絡の仕組みを作り直している

こんな質問で使われています

「次回の運営委員会に出席できますか？」

任意（会の日付だけ） / Yes / No

「運動会のお手伝い、参加できる時間帯は？」

任意 / 選択式（複数）: 準備・午前・午後・片付け

「ベルマークの集計作業に参加できますか？」

任意 / Yes / No

「委員会の資料は紙で必要ですか？」

任意 / 選択式（1択）: 紙・データ

セットアップの最短ルート

運営委員会の出欠を集める場合の例です。行事のお手伝いの募集にも同じ手順で使えます。

  1. 1. 「運営委員会」ルームを作る

    質問は『次回の運営委員会に出席できますか？』、確認頻度は『任意』にして、年間予定から会の日付を選びます。回答パターンは『Yes / No』です。

  2. 2. 締切は会の 3 日前に

    資料の部数や会場の準備に合わせて、締切は『3 日前 20:00』のように余裕を持たせます。締切時刻には、管理者へ全員の回答状況が届きます。

  3. 3. 副委員長を管理者にする

    副委員長にも参加してもらい、ルーム詳細の編集モードで管理者に変えます。委員長が忙しい時期も出欠を確認できます。

  4. 4. 保護者に URL を配る

    連絡網やお便りに招待 URL を載せます。お便りに載せる場合は、ルーム詳細から QR コードを画像で保存して印刷すると、読み取るだけで参加できます。

招待メッセージのサンプル（コピペ用）

運営委員会の出欠確認は、今年度から下の URL で受け付けます。開いて「ゲストとして参加」を選び、お名前（学年・クラス）を入れて回答してください。会員登録やアプリは不要です。各回、3 日前の 20 時までにお願いします。

→ {招待URLをここに貼り付け}

この使い方で特に刺さる機能

会の日だけを選んで聞ける

確認頻度を『任意』にすると、カレンダーから会の日付だけを選べます。不定期な委員会や行事にも、ルームを作り直さずに日付を足していけます。

保護者は会員登録がいらない

URL を開いて「ゲストとして参加」を選び、名前を入れるだけで回答できます。メールアドレスの登録も、アプリのインストールも求めません。

役員を複数人で管理、年度で引き継ぎ

管理者は何人でも置けるので、委員長と副委員長で一緒に出欠を確認できます。年度が替わったら、次の役員を管理者にして所有権を譲渡すれば、ルームをそのまま引き継げます。

続けるコツ

表示名に学年とクラスを入れてもらう

同じ名字の保護者がいても見分けられ、欠席が多い学年もすぐ分かります。案内文に表示名の付け方を書いておくのがコツです。

日付は年度初めにまとめて登録

年間予定が出た時点で会の日付をすべて登録しておくと、保護者は先の会の出欠もまとめて回答できます（翌月末までの日付）。

当日の欠席連絡も記録に残す

当日に電話や口頭で欠席を聞いたら、役員が代理入力しておきます。出席状況が 1 か所にそろい、次年度への引き継ぎにも使えます。

導入で変わること

BEFORE

  • −紙の出欠票の配布と回収、手作業の集計
  • −スタンプでの返事では未回答者が分からない
  • −年度替わりに連絡方法を作り直し

AFTER

  • +URL を配るだけで出欠が 1 画面に集まる
  • +未回答者がひと目で分かり、締切時に結果が届く
  • +所有権の譲渡で次の役員にそのまま引き継げる

画面イメージ

招待 URL を開いたときの画面 — ログイン / 新規登録 / ゲストとして参加
保護者は「ゲストとして参加」で回答
選択式（複数）の回答画面
参加できる時間帯を複数選べる

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よくある質問

ゲストとして参加する場合、必要なのは表示名だけです。メールアドレスや電話番号の登録はいりません。表示名は「1 年 2 組 山田」のように、役員が見分けられる名前にしてもらうと集計しやすくなります。

はい、招待 URL を知っている人は参加できます。配布は学年や委員会の連絡網など関係者だけの場所にしてください。関係のない人が参加していた場合は、管理者がメンバーから外せます。

出席する人が委員会ごとに違うなら、ルームを分けるのがおすすめです。無料プランでは 1 人が所有できるルームは 3 個までなので、委員会が多い場合は各委員長にルームを作ってもらう方法もあります。

締切前に、まだ回答していない人へリマインドが届きます。ただし通知を受け取れるのは、アカウントを作って通知の受け取り方を設定した人です。ゲストで参加した人には届かないので、締切前日に連絡網で一言添えると確実です。

次の役員を管理者にしてから、ルームの所有権を譲渡します。そのあと前年度の役員は個人設定からルームを抜けられます。新しい保護者には同じ招待 URL を配れば参加してもらえます。

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