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ユースケース

小さなお店のシフト希望の集約に最適な共有カレンダー

数人でまわしている小さなお店では、シフトの希望をメモや LINE で集めて、店長が紙のカレンダーに書き写していることが少なくありません。返事が集まりきらないまま締切が来て、何度も確認のメッセージを送ることになります。

みんなの予定くんでは、日付ごとに「出勤できるか」「希望の時間帯」をスタッフに答えてもらいます。店長はダッシュボードで日付ごとに全員の希望を並べて見られるので、その表を見ながらシフトを組めます。シフト表を自動で作る機能はありませんが、希望を集める手間を減らせます。

こんな悩みありませんか？

  • ●シフトの希望が LINE やメモでバラバラに届き、書き写すのが手間
  • ●締切を過ぎても希望を出していないスタッフに、個別に催促している
  • ●希望を出したあとの変更が口頭で伝わり、どれが最新か分からない
  • ●高価なシフト管理システムを入れるほどの人数ではない

こんな質問で使われています

「この日、出勤できますか？」

毎日 / Yes / No

「希望の時間帯は？」

毎日 / 選択式（1択）: 早番・遅番・通し・休み

「棚卸しに参加できますか？」

任意 / Yes / No

「連休中に出られる日は？」

任意 / Yes / No

セットアップの最短ルート

スタッフ 5〜6 人のお店で、翌月のシフト希望を集める場合の例です。

  1. 1. 「シフト希望」ルームを作る

    質問は『希望の時間帯は？』、確認頻度は営業日に合わせて『指定曜日』、回答パターンは『選択式（1択）』で『早番・遅番・通し・休み』にします。先の日付への回答は有効のままにします。

  2. 2. 締切は余裕を持って

    シフトを組む時間を考えて、締切は『1 週間前 22:00』にします。対象日の 1 週間前を過ぎると、その日の希望はスタッフ側で変えられなくなります。

  3. 3. スタッフを招待する

    招待 URL をスタッフのグループ LINE に送ります。店長自身は回答しないなら、ルーム詳細で自分のロールを『管理者』だけにしておきます。

  4. 4. いつもの希望は初期値に

    「平日は早番」のように決まった希望があるスタッフには、初期値を登録してもらいます。違う日だけ書き換えればよくなり、希望を出す手間が減ります。

招待メッセージのサンプル（コピペ用）

来月からシフトの希望はここで集めます。下の URL から入って、日付ごとに希望の時間帯を選んでください。それぞれの日の 1 週間前が締切です。

→ {招待URLをここに貼り付け}

この使い方で特に刺さる機能

翌月末までの希望を前もって集める

先の日付への回答を有効にすると、翌月末までの日付に希望を入れてもらえます。月の半ばに翌月分の希望を集める、といった運用ができます。

締切を過ぎたら希望を固定

締切を過ぎた日の回答は、スタッフ側では変更できなくなります（店長などの管理者は変更可能）。シフトを組んだあとに希望が書き換わる心配がありません。

変更の記録が残る

誰がいつ希望を変えたかは操作ログに残ります。「前は出られると言っていた」の食い違いを、記録で確かめられます。

続けるコツ

締切をスタッフに伝えておく

締切を過ぎると変更できなくなるので、招待のときに締切のルールをはっきり伝えます。未回答の人には締切前にリマインドが届きます。

急な変更は店長が代理入力

締切後に体調不良などで出られなくなった連絡を受けたら、店長が代理入力で変更しておきます。記録が 1 か所にそろいます。

イベント日はルームを分ける

棚卸しやセールなど特別な日は、『任意』の日付で別のルームを作ると、普段の希望と混ざらず人数を確認できます。

導入で変わること

BEFORE

  • −希望がメモや LINE でバラバラに届く
  • −未提出のスタッフに個別に催促
  • −希望の変更が口頭で伝わり、最新が分からない

AFTER

  • +日付ごとに全員の希望が 1 つの表に
  • +未回答の人には締切前にリマインド
  • +締切後は希望を固定、変更は操作ログで確認

画面イメージ

スタッフの希望を並べたダッシュボード（PC）
日付ごとに全員の希望を一覧
選択式（1択）の回答画面
希望の時間帯を選んで回答

小さなお店のシフト希望の集約を、今日からはじめる

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よくある質問

できません。予定くんはスタッフの希望を集めて一覧にするところまでを担います。シフトの決定は、ダッシュボードを見ながら店長が行い、決まったシフトは今までどおりの方法で共有してください。

出退勤の打刻や給与計算の機能はありません。出勤できる日の希望を集める用途に絞ってお使いください。

ゲストとして参加すれば、アカウントなしで回答できます。ただしゲストの情報はブラウザにだけ保存されるため、毎月続けて使う場合はアカウントを作ってもらうほうが安心です。アカウントがあれば締切前のリマインドも受け取れます。

選択式（1択）で「早番・遅番・通し・休み」のように聞けば、1 回の回答で両方が分かります。ダッシュボードには選択肢ごとに決めた 1〜2 文字（「早」「遅」など）が色分けで表示されます。

1 つのルームに参加できる人数の上限は設けていませんが、ダッシュボードは日付と人の表なので、数人〜十数人程度のチームで見やすく使えます。

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